Arrangement av orienteringsløp- en huskeliste

Innledning

Det er utarbeidet en egen bok av NOF for å arrangere o-løp, arrangørboka.(1982, 125 sider). I tillegg oppdaterer NOF konkurransereglene fortløpende og siste versjon trykkes hvert år i O-kalanderen. Dette er et forsøk på å lage en mini-versjon for o-gruppen over de viktigste arbeidsoppgavene; en huskeliste.

Styrets oppgaver

Hvilke o-løp som skal arrangeres, forholdet til grunneiere.

Styret avgjør etter forrige sesong hvilke o-løp som o-gruppen skal arrangere neste sesong og oppnevner løpsledere og løypeleggere Valg av løpsområde avgjøres av styret, (gjerne i samarbeid med løpsleder.) Styret skaffer til veie en oversikt over alle grunneierlag/grunneiere som er aktuelle å kontakte. For Fana IL vil det være en fordel å ha en database over alle grunneierlag som kartene våre omfatter. Områder som skal brukes til parkering, start( større løp) og samlingsplass kan ikke brukes uten grunneiers tillatelse. Slik tillatelse må skaffes i god tid før løpet, og det bør skje ved at løpsleder og/eller o-gruppens leder tar personlig kontakt. Videre bør andre grunneiere informeres ved at det sendes brev til aktuelle grunneierlag om hvilke o-løp som skal arrangeres.

Informasjon til medlemmene med funksjonærliste for alle løp som skal arrangeres kommende sesong.

O-gruppen arrangerer mange løp hver sesong. Det er derfor viktig at styret lager og sender ut en funksjonærliste i god tid før sesongen starter. Vedlagt følger en oversikt for år 2000 med antydning om hvor mange funksjonærer det trengs avhengig av løpstype.

Løpsleders oppgaver

Løpsleder er hovedansvarlig for planlegging og gjennomføring av arrangementet. Har ansvar for

· Å ta kontakt med funksjonærsjefene (start, mål, tidtaking, parkering, sekretariat, resultat og premie) så snart medlemmene har mottatt funksjonærlisten fra styret, dvs og ber dem kontakte alle sine funksjonærer for å en oversikt over hvem som kan være med

· For større løp som, KM, DM og kretsløp bør løpslederen innkalle sjefene til et eget planleggingsmøte, senest 2 måneder før løpet, helst tidligere hvis mulig.

· Å ta kontakt med kontrollør, straks vedkommende er oppnevnt

· Å utarbeide innbydelse i samarbeid med løypelegger (o-gruppen har mal liggende på hjemmesiden) og sende den ut senest 14 dager før påmeldingsfristen går ut. Den skal sendes til alle aktive o-grupper i Hordaland, HOK, og NOF ( på sikt holder det kanskje med å legge den ut på internett).

· Utarbeide arbeids- og tidsplan for løpsdagen i samarbeid med plassjef og løypelegger (tid for fremmøte for funksjonærene bør fremgå av bemanningslisten

Startsjef

Har ansvar for

· tilrigging av startstedet, herunder utstyr for anvisning av starttid ( på nærløp kan løperne starte når de selv ønsker, minimum 1 minutt mellom løpere i samme løype)

· avsperring av område for oppvarming (kretsløp og større), samt merking av vei til start

· transport av løperenes overtrekkstøy til mål

· oppgave over ikke startende gis tidtakersjefen så snart som mulig etter at starten er slutt

· rydding av startstedet etter avslutning av starten

Tidtakingssjef EKT

Har ansvar for

· legge ut startlister på internett senest 2 dager før løpet (kretsløp)

· produsere resultatlister (hvert 15 minutt)

· behandle protester og klager

Løypelegger

Bør starte sitt arbeid med å lage løyper flere måneder før løpet. Startstedet bestemmes i samarbeid med løpsleder. Merkebånd med angivelse av kode legges ut i god tid før løpet Kontrollør kontaktes senest 3 uker før løpet. Løypeleggeren er videre ansvarlig for følgende:

· tegne inn løypene med postbeskrivelser på kartene ved å bruke Wincacs (løp med få deltagere kan tegnes for hånd). På kretsløp bør man ha ca. 10% flere kart enn løpere i hver klasse. Noen flere i løyper med få løpere.

· Utplassering av postskjermer og postkoder i terrenget og prøveløping

· Kontroll av alle løyper løpsdagen

· Utarbeidelse av PM i samarbeid med løpsleder

Plassjef

Har ansvar for

· Tilrigging og rydding av samlingsplass

· Transport av utstyr

· Parkering, veimerking (eventuelt parkeringssjef)

· Sanitæranlegg, søppel og renovasjon

Parkeringssjef

Har ansvar for

· Detaljplanlegging av parkering og eventuelt transportopplegg . Særlig viktig for løp med mange deltagere.

· Oppmerking og skilting

Leder for Sekretæriatet

Har ansvar for

· Utarbeide og utlevere lagsposer (skal inneholde innbydelse, PM, startliste for klubben, kart til løpere under 12 år og løpere i nybegynnerklasser)

· Registrere etteranmeldinger

· Pressetjenesten

· Resultatlister

Premiesjef

Har ansvar for

· Anskaffelse av premier

· Tilrigging av premiebord