Digital forsendelser – hvordan unngå feil og hvordan rette feil

Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning

sist endret: 05.03.2021

Se denne veiledningen for en innføring i hva digitale forsendelser (digital post til virksomheter og innbyggere) er og hvordan du ekspederer brev elektronisk.

Sjekkliste før sending

⚠️ Dersom du ikke passer på de to første punktene nedenfor, vil det kunne se ut som om brevet er blitt sendt uten problemer (ingen feilmeldinger). Men brevet som blir sendt, mangler dokumenter – uten at dette nødvendigvis vil være åpenbart for mottakeren.

Dette kan ha uheldige følger, for eksempel dersom det viser seg at vi ikke har sendt alle dokumentene i en sak til en klageinstans, eller dersom noen som skal signere to dokumenter digitalt, ender opp med å bare signere det ene.

⚠️ Hoveddokumentet må ha samme navn som journalposttittelen

Dette vil som regel være tilfellet med mindre man endrer det manuelt. Men når hoveddokumentet har et annet navn enn journalposttittelen, blir eventuelle vedlegg ikke sendt.

I denne journalposten vil alle dokument komme med:

Hadde man ekspedert journalposten nedenfor elektronisk, hadde bare hoveddokumentet blitt sendt:

Endre navnet på hoveddokumentet ved å klikke på dokumentsymbolet og velg Rediger dokumentdetaljer:

NB: Dersom du endrer journalposttittelen, endres automatisk også navnet på hoveddokumentet – forutsatt at de hadde samme tittel/navn før endringen. Når de ikke har det, endres bare journalposttittelen.

I selve dokumentet kan du forresten bruke den tittelen du vil.

⚠️ Alle dokumenter i journalposten må ha forskjellige navn

Ingen vedlegg må ha samme navn som hoveddokumentet. Og flere vedlegg må ikke ha samme navn. Når flere dokumenter heter det samme, kommer bare det siste dokumentet med dette navnet med i forsendelsen.

Dersom journalposten nedenfor blir ekspedert, kommer hoveddokumentet ikke med – fordi et vedlegg har samme navn som det.

Søk opp mottakere i Folke- eller Enhetsregisteret

Se denne veiledningen.

Er det mange mottakere?

Dersom du skal sende brevet til et stort antall mottakere og du har dem i en liste med navn og fødselsnummer/organisasjonsnummer (og helst adresse), kan arkivtjenesten muligens hjelpe deg med å legge dem til.

NB: Når du ekspederer digital post til innbyggere og virksomheter, bør du markere og ekspedere til ikke mer enn fire mottakere om gangen i ekspederingsvinduet, og så vente et minutt før du velger fire nye. (Bare de 100 første mottakerne vises i ekspederingsvinduet. Men ved så mange mottakere hjelper vi deg med å sende brevet.)

Arkivtjenesten hjelper deg med å ekspedere brev til mange (over 100) mottakere. Ta kontakt.

Journalposttittelen og dokumentnavn må ikke ha mer enn 80 tegn

Grensen på 80 tegn gjelder bare for signeringsoppdrag. Digital post til innbyggere kan ha opptil 97 tegn i titlene. Digital post til virksomheter kan ha 100 tegn i titlene.

Dersom journalposttittelen og navnet på hoveddokumentet er for langt, endre journalposttittelen. Da endres navnet på hoveddokumentet automatisk. Se siste avsnitt under overskriften «Hoveddokumentet må ha samme tittel som journalposten».

Signeringsoppdrag må ikke være større enn 3 MB

For digital post til innbyggere og virksomheter er størrelsesbegrensningen avhengig av systemenes dagsform.

Unngå å sende unødig store dokumenter, Det gjelder spesielt digital post til innbyggere, da prisen er avhengig av størrelsen. En forsendelse på 100 MB koster flere hunder kroner.

Sjekkliste etter sending

Kontroller at brevet ble sendt til alle mottakerne

Se denne veiledningen.

Kontroller jevnlig at alle brev kunne leveres

Nederst i venstremenyen for saksbehandlere finner du søkene «Teknisk feil (SDP)» og «Under sending (SDP)». Kontroller jevnlig om nye journalposter kommer til her. Se forklaring av noen hyppige feil nedenfor. Ta kontakt med arkivtjenestens brukerstøtte om du har spørsmål.

Mottakere av signeringsoppdrag må gå til signering.posten.no for å signere

Når du sender et signeringsoppdrag til noen, sendes et varsel til e-postadressen de er registrert med i kontakt- og reservasjonsregisteret. Det er ikke alltid de sjekker denne e-postkontoen eller finner e-posten.

Da er det enkleste du kan gjøre, å be dem gå til signering.posten.no og logge inn. Da finner de signeringsoppdraget. Det er også dit de blir henvist i varselet de får.

Feil som kan oppstå ved sending

Når en journalpost får forsendelsesstatus «Overføring feilet» eller blir stående i forsendelsesstatus «Under sending», kan det ha flere grunner.

Ofte finner du en feilmelding under Merknader-fanen. Den begynner med «Sending til digital postboks eller elektronisk signering feilet» og fortsetter som overskriftene nedenfor.

Etter du har rettet feilen, kan du ekspedere brevet på nytt.

Delivery to Kari Nordmann (010100*****) failed. One or more errors occurred.Manifest er ikke gyldig.

Journalpost- og dokumenttitlene må ikke ha mer enn 80 tegn

Alle dokumenttitler i en journalpost må være ulike.

Dokumentene kan være for store. Ta kontakt med arkivtjenestens brukerstøtte. (Og unngå å sende unødig store dokumenter.)

Delivery to Kari Nordmann () failed. identifier is marked @NonNull but is null

Søk opp mottakere i Folke- eller Enhetsregisteret.

Mottaker med id 1234567 Kari Nordmann er ikke gyldig for sending med SDP iht oppslag i Kontakt- og Reservasjonsregisteret

Søk opp mottakere i Folke- eller Enhetsregisteret.

Velg forsendelsesmåte «Generell digital forsendelse». Dersom du velger forsendelsesmåte «Sikker digital post» og mottakeren har reservert seg, feiler forsendelsen.

Dersom adressen i Folkeregisteret er mangelfull, fyll inn en adresse manuelt (gate og husnummer/postboks, postnummer og poststed).

Delivery to Kari Nordmann (010100*****) failed. One or more errors occurred.The ‘meta’ start tag on line 8 position 6 does not match the end tag of ‘head’. Line 75, position 3.

Kan bety at ePhorte har problemer med å konvertere dokumentene før sending. Ta kontakt med arkivtjenestens brukerstøtte.

Unngå unødig store forsendelser

Delivery to Kari Nordmann (010199*****) failed. Java heap space

Forsendelsen er for stor til at ePhorte klarer å ekspedere den. Ta kontakt med arkivtjenestens brukerstøtte. (Og unngå å sende unødig store dokumenter.)

Sending til digital postboks eller elektronisk signering feilet: Klarte ikke å kø meldingen til levering. Vennligst sjekk verdiene og prøv på nytt.

Dokumentene kan være for store. Ta kontakt med arkivtjenestens brukerstøtte. (Og unngå å sende unødig store dokumenter.)

Sending til digital postboks eller elektronisk signering feilet: Dokumentet kan ikke flettes automatisk. Dokumentene må flettes på nytt i ephorte før de kan ekspederes. Velg flett på nytt på dokumentene og så ekspeder til Digital postboks.

Årsaken til feilmeldingen er at du (eller noen andre) har lagt til eller endret mottakere etter at dokumentet ble opprettet, uten å flette på nytt.

  1. Sett journalposten i status R. Fjern også forsendelses_statusen_ (slik at den er blank igjen).

  2. Klikk på dokumentet i journalpostvisningen slik at du får opp dokumentversjonene. Åpne menyen for produksjonsformatet og velg Marker som aktiv versjon

  3. Klikk deg tilbake til journalpostvisningen. Åpne menyen for hoveddokumentet og velg Flett på nytt. Dokumentet åpnes i Word. Lagre og lukk. Velg «Marker dokumentet som ferdig».

  4. Nå har journalposten status F, og du kan ekspedere brevet på nytt.

Sending til digital postboks eller elektronisk signering feilet: Dokumentet kan ikke overskride 3145728 bytes.

Signeringsoppdrag må ikke være større enn 3 MB.

Sending til digital postboks eller elektronisk signering feilet: Alle signatarer må ha gyldig fødselsnummer og status i Kontakt og Reservasjon Registret.

Mottakeren har fødsels- eller D-nummer, men er ikke registrert med noen opplysninger i Kontakt- og reservasjonsregisteret.

Hen må logge på her og legge inn opplysningene: http://eid.difi.no/nb/kontakt-og-reservasjonsregisteret

Feil som kan oppstå en stund etter sending

Disse feilene fører til at journalposten får status F igjen. Den vil da vises i egne søk i venstremenyen for saksbehandlere.

Signeringsoppdrag får status F («overføring feilet»)

Når et signeringsoppdrag blir avvist eller ikke dokumentet ikke blir signert innen fristen, får journalposten status F og forsendelsesstatus «Overføring feilet».

Avklar i så fall med mottakeren hva som har hendt. Dersom vedkommende ikke ville signere, skriv det i en merknad til journalposten:

Dersom mottakeren fortsatt vil signere dokumentet, kan du ekspedere det på nytt.

Slik ser du i loggen om signeringsoppdraget er blitt avvist eller ikke ble signert innen fristen:

  1. Klikk på journalpostsymbolet for å åpne menyen, velg Funksjoner, så Vis logg.

    Loggvisningen åpnes:

  2. Om ingenting vises under fanen «Standard logg», klikk på den (fanen).

  3. Klikk på «Reg.dato» for å sortere loggoppføringene kronologisk.

  4. Dersom du ser at Service user Digital forsender først har endret status fra F til E og loggført ekspederingsdatoen (som her på linje 2 og 3, 06.08.2020), men så har endret status tilbake til F (som her på linje 6, 05.09.2020), betyr det at signeringsoppdraget ble avvist eller dokumentet ikke ble signert innen fristen.

Digital post til innbygger får status F («overføring feilet»)

Når du ekspederer digital post til noen som har reservert seg mot digital post fra det offentlige, blir brevet skrevet ut av Posten og sendt til dem med vanlig post. Da heter forsendelsesmåten «Sikker digital post - sendt til utskrift» (jevnfør skjermbildet).

Dersom Posten ikke kan levere det (for eksempel på grunn av ukjent adresse), får journalposten status F og forsendelsesstatus «Overføring feilet».

Avklar i så fall med mottakeren hva som skal gjøres videre. Får du en ny adresse fra mottakeren, gjør du følgende:

  1. Sett journalposten i status R.
  2. Følg denne veiledningen for å endre forsendelsesstatus, og endre samtidig adresseopplysningene.
  3. Sett journalposten tilbake i status F. (Den blir da ekspedert på nytt.)

At et brev ikke kunne leveres, vil vises i loggen på samme måte som når et signeringsoppdrag et blitt avvist eller ikke ble signert innen fristen.

Andre feil

Ta kontakt med arkivtjenestens brukerstøtte.