Hvordan sende digital post

Seksjon for dokumentasjonsforvaltning

sist endret: 09.01.2021

UiB skal bruke digital post når det er mulig.

I ePhorte kan du sende digital post til innbyggere (i Folkeregisteret) og til offentlige og private virksomheter (i Enhetsregisteret). Da sender ePhorte brevet for deg og markerer det som ekspedert (med status E).

Mottakeren får brevet i sin digitale postkasse. De som ikke har en, får brevet på papir fra Digitaliseringsdirektoratet.

De tre stegene ved elektronisk ekspedering:

  1. Når du legger til mottakere, må du søke dem opp i Folkeregistreret eller Enhetsregisteret.
  1. Etter at du har ferdigstilt brevet, velger du Ekspeder elektronisk og utfører ekspederingen.

Denne veiledningen viser alle disse stegene og hva du gjør dersom noe går galt. Du kan klikke på en av lenkene for å gå direkte til det avsnittet.

Steg 1: Søk opp mottakere

NB: Når journalposten har status F, kan du ikke redigere eller slette mottakere, bare legge til nye.

Du må sette journalposten tilbake i status R for å redigere eller slette mottakere

  1. Åpne redigeringsvinduet for journalposten ved å klikke på journalpostikonet og velge Rediger.

NB: Ikke ha mer enn 80 tegn i journalposttittelen eller i navn på vedlegg når du ekspederer elektronisk.

Hoveddokumentet må ha samme navn som journalposttittelen. Alle dokumenter må ha forskjellige navn.

  1. Klikk på forstørrelsesglasset for å søke opp en ny mottaker eller eventuelt redigere en som allerede er oppført.

Når mottakeren er en person:

  1. Velg Folkeregisteret som adresseregister.

  2. Skriv inn navn og eventuelt andre søkekriterier.

  3. Velg Søk. (Eller trykk enter.)

  4. Klikk på linjen med riktig mottaker.

Forsikre deg om at valgt rette vedkommende! Ellers får en fremmed brevet.

Fyll inn andre kriterier, f.eks. postnummer, for å begrense søket.

Du kan også søke etter fødselsnummer i feltet Kortnavn. Dette er nødvendig når mottakeren har reservert seg mot å være søkbar med navn.

Når mottakeren er en virksomhet:

  1. Velg Enhetsregisteret Online som adresseregister.

  2. Skriv inn navn på virksomheten.

  3. Velg Søk. (Eller trykk enter.)

  4. Klikk på linjen med riktig mottaker.

Får du for mange treff? Da er det ofte enklest å finne virksomhetens organisasjonsnummer et annet sted og søke etter det i feltet Kortnavn.

Søk opp alle mottakerne på denne måten. Da er det enkelt å ekspedere brevet til dem når du har ferdigstilt det.

Merk at elektronisk ekspedering kun fungerer dersom du faktisk finner mottakeren i Folkeregisteret eller Enhetsregisteret.

(… Men det er ikke noe i veien med å ekspedere samme journalpost elektronisk til noen og manuelt til andre.)

Steg 2: Ekspeder brevet elektronisk til mottakerne

Når journalposten er ferdigstilt (status F), gjør du følgende:

  1. Åpne ekspederingsvinduet ved å å klikke på journalpostikonet og velge Ekspeder, deretter Ekspeder elektronisk.

Ofte vises det en oransje boks helt til høyre på linjen. Dette trenger du som regel ikke å bry deg om så lenge du har søkt opp mottakeren i Folkeregisteret eller Enhetsregisteret. Men hvis ikke må du gjøre det.

NB: «Generell digital forsendelse» brukes nå for både innbyggere og virksomheter.

2. Velg Ekspeder i ekspederingsvinduet.

NB: «Generell digital forsendelse» brukes nå for både innbyggere og virksomheter.

Steg 3: Kontroller at brevet er blitt sendt til alle

Hva med status Sendt til utskrift?

Status Sendt til utskrift i stedet for bare Sendt betyr at Digitaliseringsdirektoratet skriver ut brevet og sender det med vanlig post til mottakeren.

Hva når noe går galt?

  • En forsendelse blir stående i status Under sending.
  • En forsendelse får status Overføring feilet.

Se denne oversikten over vanlige feil og løsninger.

Ta kontakt med oss dersom du trenger hjelp.

Når du har løst problemet, kan du ekspedere på nytt. Gå til neste lysbilde for å se hvordan du gjør det.

Hvordan ekspedere på nytt

Neste lysbilde viser hvordan du ekspederer en journalpost på nytt.

For at dette skal fungere, må du ha rettet problemet som førte til at ekspederingen mislyktes gangen før.

Gå til fanen Avsender/Mottaker og gjør følgende.

Har du spørsmål?

… Eller gå til oversikten over veiledninger.

// reveal.js plugins